9 tips for å lage en god faglig presentasjon

Har du lagt merke til forskjellen mellom salgspresentasjoner og de faglige? De første er ofte mye lettere å høre på, ikke sant? Det til tross for at vi er som regel mer interessert i å lære noe faglig og relevant enn å bruke penger. Forskjellen er at de gode salgspresentasjonene er laget av profesjonelle PR-folk, og de kan mye om vår oppmerksomhet.

Det er selvsagt også forskjell i innhold. Det er ofte lettere å la seg rive med en ny bil, enn en ny lov. Men vi trenger ikke å lære hele yrket for å løfte oss en hakk. Så slipper vi å være den som står foran en sovende forsamling. Du finner mange oppskrifter på nettet, men her er de som fungerer for meg.

Jeg går ut ifra at du kan både faget og et presentasjonsprogram, typisk PowerPoint. Så skal du kombinere disse og forberede en god presentasjon. Men vent med å lage første side! Det er flere viktige ting du bør gjøre før det.

  1. Undersøke rammene
  • Hvor lang tid har du? – Det er naturligvis viktig å vite, og ikke minst viktig å overholde.
  • Hvordan ser salen ut? – Finn ut av det hvis du har mulighet, så vet du om det er en klasserom der det er lett å kjøre i gang en diskusjon, eller en forelesningssal der du blir løftet over publikum. Rommets dybde betyr også mye for presentasjonen din – for eksempel for fontstørrelse på bildene, og om du har mulighet til å vise frem fysiske ting.
  • Når på dagen kommer din presentasjon? – Det krever mye innsats å bli hørt like før lunsj eller på slutten av en lang samlingsdag. Eller, kanskje det er et eget møte for din presentasjon?
  • Hvem kommer før og etter deg? – Kjenner du foredragsholdere? Har temaene noe til felles? Kanskje er det smart å komme en halvtime før din tid, for å kunne spille på noen av poengene fra forrige presentasjon.

 

  1. Hvem sitter i salen?
  • Hvor mange mennesker vil sitte i salen? – Du trenger ikke å vite nøyaktig, men 20 eller 200 betyr mye for dialogen. Få mennesker oppfører seg individuelt, mange er en gruppe der det er lett å gjemme seg, og vanskelig å komme frem med spørsmål.
  • Kjenner de hverandre? – Publikum er i så fall mer avslappet, men har et dannet forhold, så antageligvis kun noen få vil være aktive.
  • Kjenner publikum deg? – Har du tillitt fra før, eller må du bruke litt ekstra tid på å bygge den?
  • Kommer de fra samme bransje? – Har de felles fagspråk? Hvilke felles interesser har de? Bruk gjerne begge deler i presentasjonen, i den grad det passer.
  • Hva skiller deg fra publikum? – Du kan antageligvis temaet du skal presentere best. Pass på fagspråket som følger med. Et godt tips er å forklare noen av nøkkelbegreper som kan være interessante, men droppe resten.

 

  1. Hva er hovedpoenget ditt?

Presentasjonen din vil tjene på at du har formulert det kort og konsist. Da fokuserer du på ét viktig tema, og den er lettere å huske enn en generell fortelling.

For eksempel, du var bedt om å fortelle om «Fordeler med bruk av BIM i byggeprosjekt». Du trenger å snevre det inn slik at du finner din hovedpoeng. Kan det være «BIM er praktisk i tverrfaglig kommunikasjon»? – Bedre, men fortsatt for vagt. «BIM sparer tid ved detaljprosjektering» er bra. Enda bedre hvis du har grunnlag til å si «Detaljprosjektering med BIM sparer 30% av tiden».

Det betyr ikke at du ikke kan nevne andre fordeler ved bruk av BIM. Disse vil forsterke og underbygge hovedpoenget.

 

  1. Planlegg tiden.

En studie har vist at prosent mennesker i salen som lytter til en presentasjon på 40 min fordeler seg omtrent slik (Mills HR, 1977):

Grafen_Oppmerksomhet

Det vil si, av 40 minutter du har de første 10-15 og de siste 5 til å bringe frem det viktigste til de fleste. Hva vil du bruke disse til?

Starten.

  • Vurder om du trenger en kort presentasjon av deg selv og bedriften din i starten. Er du helt ukjent for publikum, vil det hjelpe å bygge tillitt.
  • Du tjener på å begynne med hovedpoenget ditt, fulgt opp med planen. Pass på å følge tiden i etterkant!
  • Advar i starten om du ønsker spørsmål og diskusjon underveis eller etter at du er ferdig. Det første gjør presentasjonen levende, mens det andre kan spare deg tid. Vurder tema, salstørrelse, publikum og dine preferanser.

Midten.

  • Legg inn en oppkvikker etter ca. 15 min. Det er mange muligheter, for eksempel en god vits, et morsomt bilde, lydeffekt, en oppfordring til å reise seg vil fungere.
  • En annen god idé kan være å legge inn tre mellomkonklusjoner med jevne mellomrom, hvis det passer.
  • Pass på å følge tiden du har annonsert i starten, og legg inn påminnelser om hvor mye det er igjen. Det hjelper på å bygge opp sluttkurven.

Slutten.

  • Til slutt kommer du tilbake til hovedpoenget ditt.
  • Tegn gjerne sammendrag av presentasjonen på siste slide, og dropp «Takk for oppmerksomheten». Det gjør lettere å huske og oppfordrer til diskusjon.

 

  1. Lag presentasjonsarkene

Nå kan du åpne PowerPoint! Begynn med å finne frem bedriftens mal, så er fontene om fargevalg løst. Så kommer noen tips:

  • Lag en plan.

Begynn med å tenke presentasjonsforløpet i stikkordsform. Lag en kort liste, som kan bli navn til bildene dine.

  • Tenk gjennom illustrasjoner.

Finn frem alt som er relevant: bilder fra byggeplass, grafer, skjemaer osv. Vil du vise bruk av et dataprogram eller en nettside – lag heller en video av det på forhånd. CamStudio eller Webinaria er tips til programvare til det, du finner mange flere hvis du søker.

  • Dropp tekst, inkludert lister!

Man kan enten lese det som står på bildet, eller lytte til deg. Som regel vil lesingen bli prioritert.

Korte overskrifter er ok.

  • Dropp effekter!

PowerPoint har mange muligheter, men du må ikke bruke alle.

  • Bruk 2 min pr bilde.

Det er en tommelfingerregel, og ikke hugget i stein. Så trenger du å vise et sjokkbilde, holder det med noen sekunder. Men poenget er at det bør holde med 20 bilder på 40 min.

 

  1. Notatstrategi

Det er lenge siden jeg har erfart å ikke ha fått presentasjonen utdelt på en eller annen måte. Vurder derfor godt når, hvordan og hva du skal dele ut.

Mange liker å notere ved siden av bildene. Men er presentasjonen utdelt på forhånd, mister du en del av oppmerksomheten, sammen med eventuelle overraskelser.

En mulighet er å dele ut i etterkant. Eller som er blitt mer vanlig nå – sende ut i elektronisk format. Det gjør deg mer miljøvennlig, og gir noen ekstra muligheter som å spørre om tilbakemeldinger.

Her er det fint å legge inn litt mer kommentarer enn det som står på presentasjonsbildene dine. Jeg pleier å legge stikkord i kommentarfeltet, og sende ut en pdf-utskrift av bildene med tilhørende kommentarer. Her passer det bra med lister!

Jeg lager bildene først, så legger inn kort innhold i kommentarfeltene. Så tar jeg ut presentasjonen på papir, og noterer for meg selv om det er noe jeg trenger å være oppmerksom på. Så trenger jeg ikke å lage tre versjoner av samme presentasjon.

 

  1. Vær deg selv

Det er alltid fint å legge inn en god vits i presentasjonen din. Men dropp den hvis du er som meg og det ikke kommer naturlig. Vær deg selv, og ta deg selv med i presentasjonen. Bruk «jeg-form», fortell en historie, del erfaringer – det er alltid mer interessant enn å høre en ren akademisk gjenfortelling.

 

  1. Test på noen

Ja, presenter gjerne for en kollega, en venn, mann, barn, en katt hvis ikke andre er tilgjengelig. Noter alle ideer på utskriften din. Kanskje du vil trenge å redigere presentasjonen litt.

 

  1. Husk Murphy’s lov

Alt som kan gå galt, vil gå galt. Det gjelder i stor grad presentasjoner. Kom før tiden og vær beredt diverse teknologiske triks. Men det viktigste – behold roen. Du kan temaet ditt, og trenger i verste fall ikke disse lysbildene. Forberedelse hjalp deg å bygge opp en god plan som du enkelt kan følge. Gjennomføring er et eget tema, det går vi ikke inn på nå.

 

Jeg vet det er som regel dårlig tid, og noen få timer igjen til presentasjonen. Desto mer viktig er det å begynne i riktig ende og gjøre det effektivt. Jeg har brukt en del timer på å pirke på effekter på ett og ett bilde uten å se den store sammenhengen. Ofte må man gjøre om igjen, og det blir ikke helt bra likevel. Det er en vei jeg ikke vil anbefale, begynn heller med en god struktur og tilpass den eget bruk.

 

Har du egne gode tips å dele?