Hva er Prince2, og hva den kan gi norske byggeprosjekter.

Prince2 er en av prosjektledelsesmetodikker som finnes i verden. For norske prosjektledere er det en av sertifiseringsalternativene, og muligens det mest tilgjengelige. Man trenger ikke å vise til et visst antall år med erfaring eller skrive en avhandling, bare ta en eller to «multiple choice»-eksamener. Så sertifiseringsterskelen er lav. Hvor mye er metoden verdt, spesielt i bygningsprosjekter?

Bakgrunnen er som følger. Prince2 er utviklet i Storbritannia, og stammer til 1980-tallet. I dag er den i praksis en standard for prosjektledelse i offentlig sektor i landet, skal man tro utvikleren. Metoden er utviklet på empirisk måte, gjennom bidrag fra organisasjoner og personer fra hele verden. Den er i utgangspunktet utviklet for IT-bransjen, og naturligvis mest utbredt i den, også i Norge. Men nå heter det at den har blitt allsidig og kan benyttes «i alle typer prosjekt uavhengig av størrelse, bransje, organisasjon, geografisk plassering eller kultur». Det vil si, vi i teorien kan bruke metoden i byggeprosjekter, både i offentlig og privat sektor. Om vi vil det, avhenger vel av hvilke gevinster den kan gi.

Prince2 har fokus på at prosjektene skal gjennomføres på en kontrollert og forretningsorientert måte fra start til slutt. Eierstyring er nøkkelordet. Følgelig får prosjekteier ganske god kontroll over prosjektet sitt ved å følge metoden, men med kontroll følger som alltid også ansvar og tidsbruk.

Prince2 gir også en kontinuerlig fokus på forretningsmessig nytte/effekt av prosjektet, heller enn å se fullføring av prosjektet som et mål i seg selv. Det må finnes en forsvarlig og godkjent begrunnelse for å starte et prosjekt, som skal være gyldig gjennom hele prosjektets levetid. Det er nok en tankegang som både er nyttig og vanskelig gjennomførbar i offentlig sektor. Aktører i privat sektor som ikke har et velfungerende system for forretningsmessig kontroll, vil nok ha god nytte av metodikken.

Metoden gir klarhet mht. de ulike prosjektdeltakernes roller, ansvar og myndighet. Det er veldig positivt hvis det kan fungere, for grensesnitt er en permanent utfordring i prosjekt. Prince2 har også produktfokus, som bringer klarhet rundt ikke bare produktet, men dokumentasjon, frister og ansvarlige. Alt dette kan oppnås ellers med god prosjektledelse, når reglene avtales ved oppstart og følges opp løpende. Men hadde det ikke vært fint å kunne ha et felles språk i utgangspunktet? I ideell verden. Enhver metode har selvsagt rom for tolkning, og ikke minst må tilpasses et spesifikt prosjekt.

En av hovedprinsippene til Prince2 er Avviksledelse. Det vil si at myndighet delegert til hvert nivå av prosjektledelse, defineres som toleransegrenser innenfor tid, kost, kvalitet, omfang, usikkerhet og gevinst. Hvis prognoser viser at toleransegrenser er i ferd med å overskrids, skal situasjonen eskaleres til neste ledelsesnivået.

En organisasjon som innfører Prince2 som prosjektledelsesmetode, skal også få ringvirkninger: det settes fokus på erfaringsoverføring mellom prosjektene, dvs. læring og kontinuerlig forbedring i organisasjonen. Metoden skal også ivareta interesser av virksomhetsledelse, og med det forbedre kommunikasjon og styring.

Nå er det de annonserte gevinstene ved bruk av Prince2, og med lite eller manglende bransjeerfaring er det begrenset hva vi kan vite om kommende ulemper. Det som synes i forveien, er at en stor del av kostnadene vil ligge på prosjekteieren, som vil måtte bruke flere ressurser på prosjektene og kreve metodikkbruk av leverandører. Det er også en viss usikkerhet rundt hvor lett Prince2 med sine omfattende dokumentasjonskrav kan tilpasses mindre prosjekter. Metodikken er ikke fagspesifikk, og skal derfor være kompatibel med bruk av BIM, LEAN og andre ønskelige faglige metoder.

Det ligger store besparelser i effektivisering av prosjektledelse i bygg, spesielt i offentlig sektor. Vi har definitivt bruk for et felles språk og system for prosjektstyring og -ledelse. I dagens globaliserte verden er det kanskje bedre (hvis man tenker fremover) å adoptere et internasjonalt standard enn å utvikle et eget. Men for å få det til må en stor aktør-prosjekteier ta initiativ – offentlig som Statsbygg eller en gruppe private – og begynne å kreve å gjennomføre sine prosjekter på Prince2-vis. Det vil fremme kjennskap til metoden i alle involverte ledd i byggeindustrien.

Det ser ut som at denne tankegangen kan bli til en virkelighet. Statsbygg har i hvert fall tatt inn Prince2 som den eneste prosjektledersertifisering i sitt Prosjektakademi (5), som har fungert siden 2014. Det hadde vært spennende å høre om det er gjort noen erfaringer i praksis.

Henvisninger:

1 Metier sitt kurs nivå Foundation og Practitioner (juni 2014) https://www.prince2.no/om-prince2/

2 Offisiell nettside til Prince2: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2

3 Veiledning for prosjektledelse i Storbritannia: https://www.gov.uk/government/publications/guidance-on-organising-planning-and-managing-projects

4 Den offentlige beskrivelse av prosjektlederrollen i Storbritannia er bygget rundt Prince2: https://nationalcareersservice.direct.gov.uk/advice/planning/jobprofiles/Pages/projectmanager.aspx

5 Statsbyggs sertifisering i Prosjektakademiet: http://metier.no/statsbygg/Programinformasjon/PRINCE2-R-sertifisering